Zoeken
  • Ingeborg Lubbers

#3. How to eat an elephant? In hapjes van 90 dagen

De purpose en BHAG van jouw organisatie bepalen waar je op lange termijn naar streeft, en het jaarplan is een belangrijke stap op weg hiernaar toe (lees hier meer over in dit artikel). Toch zie ik vaak in organisaties dat, ondanks dat er een jaarplan gemaakt is, teams in de eerste maanden van het jaar zich vooral bezighouden met ‘business as usual’. 


Op zich logisch, want als je plannen maakt voor een jaar is de deadline nog zó ver weg dat je geen enkele urgentie voelt om eraan te beginnen. En helemaal als je eigenlijk al druk genoeg bent. Voor je het weet is het juni en pak je het jaarplan er weer eens bij. Wat hadden jullie als team ook alweer bedacht? Helaas is de conclusie dan vaak dat er nog weinig bereikt is van de doelen uit het jaarplan. 


En dat is best wel zonde van dat mooie jaarplan waar je zoveel energie in gestoken hebt.


Mijn advies voor het maken van een jaarplan: denk groter dan een jaar. Mijn advies voor het uitvoeren van een jaarplan: denk kleiner dan een jaar.




Een kwartaal is een natuurlijke en overzichtelijke periode voor een organisatie en teamleden. Zodra je het plan voor 2021 klaar hebt is dus de eerste vraag die je het team moet stellen: wat gaan we in Q1 doen om de eerste stappen te zetten richting ons jaardoel? Op deze manier vertaal je je jaarplan naar een kwartaalplan voor de eerste 3 maanden van 2021. 


En hoe ziet zo'n kwartaalplan er dan uit?


In mijn vorige artikel schreef ik over het belang van focus in een jaarplan. Ik durf wel te stellen dat focus aanbrengen voor het kwartaalplan misschien wel nog belangrijker is dan voor je jaarplan. Dit omdat de plannen die in een kwartaalplan staan concreter zijn en uitgevoerd gaan worden door mensen en teams die niet bij het maken van de plannen aanwezig geweest zijn. Als deze medewerkers een lijst met 5 tot 10 doelen (of zelfs meer) voor het komend kwartaal voor hun neus krijgen worden ze compleet overwhelmed. Wat heeft nou écht prioriteit? En waar mee dus mee beginnen? En dat is lastig te bepalen; want als het je als MT al niet lukt te kiezen tussen doelen, dan kun je dat eigenlijk ook niet van je werknemers verwachten. En dus ontstaat er op basis van het kwartaalplan weinig actie op de werkvloer.


Mijn 3 tips om een kwartaalplan te maken wat mensen en teams aanzet tot actie

  1. Keuzes maken: breng focus aan door de #1 prioriteit voor de organisatie te bepalen voor het komend kwartaal. #1 prioriteit? Dé kans voor groei of dé barrière die groei in de weg staat en dus als eerste opgepakt of weggewerkt moet worden. Zijn er processen die niet lekker lopen, krijg je te weinig nieuwe klanten binnen of kun je bestaande klanten niet behouden? In de bestseller ‘Het Doel’ beschrijft Goldratt hoe organisaties moeten focussen op het steeds wegnemen van de belangrijkste ‘constraints’ om hiermee ervoor te zorgen dat de weg weer vrij is. Zo kan de organisatie weer stromen. Verder op weg naar het doel. Als je de #1 prioriteit gevonden hebt vertaal je dit naar een meetbaar doel wat in de komende 3 maanden door de organisatie gehaald moet worden.

  2. Bepaal de 3-5 'rocks'. Op basis van de #1 prioriteit voor het kwartaal bepaal je als MT wat de 3-5 belangrijkste projecten/activiteiten zijn die bijdragen aan het behalen van de #1 prioriteit. Stephen Covey noemt dat rocks. Rocks kun je zien als keien die uit de weg geruimd moeten worden om verder te kunnen. Ze gaan over verandering en vernieuwing op weg naar groei en staan dus los van dagelijkse operationele activiteiten. Als je #1 prioriteit van het kwartaal is om huidige klanten te behouden, dan zou een van de rocks kunnen zijn om met alle klanten te spreken over hun ervaring met jouw bedrijf en hoe deze verbeterd zou kunnen worden. Belangrijk is dat iedere rock helder is omschreven, een duidelijke definition of done heeft (wanneer is het gelukt?) en één eigenaar heeft die de voortgang van de rock in de gaten houdt.

  3. Maak de voortgang leuk, spannend en vooral zichtbaar. Om de focus op het doel te houden is het belangrijk om continue inzicht te hebben in de tussenstand; hoe ver zijn we al op weg naar het doel? En natuurlijk, hoe ver moeten we nog? Sommige organisaties bedenken een thema rondom de #1 prioriteit om deze tot leven te brengen in de organisatie en het luchtig en leuk te maken. En dat werkt. Een van mijn klanten had als #1 prioriteit om oude klanten terugwinnen. Hun thema: "Sing it back" (neurie maar even Moloko). Ook helpt het om niet alleen het hoogst haalbare doel te formuleren, maar om mijlpalen te zetten waardoor je het grote doel opbreekt in kleinere stapjes. Iedere gehaalde mijlpaal is natuurlijk een moment om iets te vieren, waardoor iedereen weer gemotiveerd wordt om nog een tandje bij te zetten op weg naar de finish. Sowieso raad ik organisaties aan een scorebord op te hangen op een centrale plek en dit actief te gebruiken. Bespreek elke dag de voortgang, motiveer op momenten dat het nodig is en vier (tussentijds) succes!

De uitvoering van een goed jaarplan start dus met het maken van een plan voor Q1 2021.

5 keer bekeken0 reacties